Kantor Paperless

Paperless adalah sistem yang diciptakan untuk mengelola sistem administrasi. Ide kantor paperless mulai mencuat di akhir tahun 90an . Dengan filosofi pendekatannya yaitu menggunakan sesedikit mungkin dan digitalisasi dokumen kertas. Manfaatnya adalah untuk meningkatkan produktivitas, hemat biaya, ruang yang efisien dan mengurangi dampak lingkungan.
Jargon kantor paperless sudah menggema beberapa tahun yang lalu. Karena kemajuan teknologi informasi dan komputer, manusia mendapatkan cara alternatif lain dalam pengolahan dan membaca berbagai dokumen. Kantor paperless adalah mimpi dengan membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital , dengan kata lain, mengurangi penggunaan kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang .
Ada beberapa keuntungan yang ditawarkan dengan menggunakan paperless , antara lain :
1 . Efisien waktu
2 . Manajemen dokumentasi yang lebih baik 
3 . Kenyamanan yang lebih baik dalam bekerja.
4 . Mendukung keputusan yang lebih baik / Manajemen lebih terkendali.
5 . Pengendalian manajemen yang lebih baik 
6 . Meningkatkan citra organisasi .

Namun, dalam perkembangan ide ini kurang luas . Manusia masih cinta bau di mana-mana analog meskipun dimanjakan dengan produk-produk digital . Hal ini mungkin disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :
1 . Penggunaan kertas sebagai media menulis adalah lebih praktis dan dalam jumlah kecil
hemat biaya .
2 . Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu.
3 . Tingkat kepercayaan publik terhadap dokumen kertas lebih besar.
Pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja Anda. Ditambah dengan format digital adalah penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat .

BlueDoc, Small namun Powerfull Document Management System, berkemampuan Workflow

BlueDoc yang terintegrasi dengan operasi bisnis Anda yaitu perangkat lunak manajemen dokumen cloud. Dokumen sistem pelacakan berbasis web ini memungkinkan Anda untuk mengatur file-file penting Anda, mengatur alur kerja yang spesifik dan mengelola historical file. Namun, tidak memiliki pencitraan/pemindai dokumen, sehingga tidak software terbaik jika Anda mencoba untuk mengembangkan kantor yang paperless .

Sementara sebagian besar dokumen sistem pelacakan BlueDoc adalah online, Anda mempunyai pilihan penggunaan database dengan Access mdb atau SQLExpress atau bahkan SQLServer,  Hal ini memungkinkan Anda untuk mentransfer file ke akun BlueDoc Anda. Setelah online, sistem penyimpanan cloud memungkinkan Anda untuk mengelola hak akses, mengatur kategori dan alur kerja dokumen. Sistem ini membutuhkan waktu sekitar satu jam untuk sepenuhnya menginstal dan mengatur . Setelah hal-hal berjalan, semuanya menjadi sangat mudah.

Ketika Anda meng-upload file dan folder, Anda dapat menempatkan mereka ke dalam kategori tertentu, memindahkan mereka sekitar dan melacak histori. Jika Anda kehilangan jejak file, Anda dapat mencarinya melalui opsi metadata, baik dengan mencari nama dan kategori atau dengan melihat opsi lanjutan, seperti terakhir kali file/folder tersebut  dimodifikasi . Sistem ini tidak memiliki kemampuan optical character recognition ( OCR ), sehingga Anda tidak akan dapat melakukan pencarian berdasarkan teks dalam dokumen. Dan juga, Anda tidak dapat memindai file langsung ke BlueDoc. Sebaliknya , Anda harus memindai dokumen ke dalam komputer Anda dengan menggunakan software pemindai seperti Paperport, VueScan, SilverFast ke bentuk file PDF atau Image continues seperti Tiff. Hal ini menambah langkah untuk proses membantu Anda mengembangkan kantor sepenuhnya yang paperless .

Dari portal administrator, Anda dapat menetapkan dan meninjau alur kerja. Anda dapat mengintegrasikan dengan sistem BlueDoc email Anda dan mendapatkan update tentang informasi alur kerja . Tingkat kontrol administratif memastikan bahwa Anda tidak akan menemukan perubahan mengejutkan dokumen penting Anda atau kontrak . Anda dapat mengakses perangkat administrasi Anda dari perangkat online, termasuk smartphone dan tablet . 

Feature List Bluedoc :

Document Management Software

BlueDoc adalah Document Management System berbasis Web. Bila Anda menggunakan BlueDoc, Anda memiliki keuntungan dari alat yang ampuh yang diperlukan untuk merancang, menyimpan , dan mengendalikan dokumen dalam format elektronik .

Kategori

Anda dapat menentukan kategori Anda sendiri dokumen dan menetapkan mereka informasi tambahan untuk tujuan klasifikasi , sehingga mempermudah pengambilan lanjut mereka.


Mencari dokumen

Menampilkan sebuah mesin pengindeksan yang efisien , BlueDoc memungkinkan Anda untuk dengan mudah meminta pertanyaan berdasarkan beberapa kriteria , yang dapat mencakup bahkan pencarian teks lengkap untuk format file populer seperti Word, Excel , PowerPoint, PDF dan sebagainya.

Mengelola hak akses

BlueDoc adalah sistem web server yang dirancang khusus untuk penggunaan bersamaan oleh banyak pengguna . Ini memberi Anda kemungkinan untuk membuat kelompok pengguna dan menetapkan spesifikasi rinci hak akses ke dokumen dan folder .

Membuat Workflow

Menggunakan BlueDoc Anda dapat menentukan alur kerja untuk meningkatkan sirkulasi dokumen . Definisi alur kerja dapat dengan mudah dicapai dengan menggunakan disediakan editor alat alur kerja grafis , yang memungkinkan Anda merinci karakteristik alur kerja dengan mendirikan tugas komponen dan menugaskan mereka kepada pengguna .

Versi Dokumen atau Historical File

Sebagai dokumen mengalami berbagai modifikasi , versi baru dari dokumen yang sama dapat dibuat dan disimpan untuk diperiksa atau lambat kemungkinan penggunaan .

Database Foxpro, Clipper, xBase online melalui Web atau Client Server ?

Skenario - Multipath Jalur Akses untuk redudancy

DBServer adalah database server backend untuk menyediakan akses remote melalui TCP / IP ke CA - Clipper , FoxPro 2.6 ataupun xBase database. Ini adalah solusi ideal untuk membangun aplikasi client / server, tanpa anda kehilangan waktu dengan Aplikasi Software yang sudah ada. Dengan di kombinasi kemajuan teknologi jaringan dan internet, database flat Clipper/Foxpro/xBase dapat langsung diakses secara jarak jauh meski dalam kondisi geografis yang berbeda.
Anda seorang DBA admin suatu perusahaan yang masih mempunyai database xBase, saya tahu kendala apa yang anda alami, permintaan akses multi cabang, pertimbangan lainnya budget perusahaan tidak mendukung upgrade system database serta software dalam waktu dekat, mungkin adalah solusi yang terbaik.

Akses Xbase, Foxpro serta Clipper database via WEB / Remote Database akses.

Multipath jaringan Relay ke server, membuat bisnis anda tetap aman. 

DBServer mendukung jumlah yang tidak terbatas dalam koneksi konkuren klien. 

Beberapa keuntungan dengan menggunakan DBServer untuk XBase, Clipper, Foxpro database :

• Utilitas Server Manager mengelola pengguna dan basis data alias
• Meningkatkan integritas data dalam lingkungan multi-user
• Mengurangi lalu lintas jaringan dalam lingkungan multi-user
• Data Minimal dikirim antara aplikasi dan server client
• Menghilangkan berbagi file Windows dan file yang mengunci masalah performa pada jaringan bersama
• Tidak memerlukan perangkat keras mahal untuk menjalankan , karya besar pada mesin desktop kelas.

Transisi Dari Kertas ke Dokumen Elektronik dengan M-Files Desktop Scanner yang berkemampuan OCR

Organisasi / Perusahaan dengan sistem manajemen dokumen elektronik, beroperasi pada tingkat jauh lebih unggul efisiensi dibandingkan dengan mereka yang masih mengandalkan file dan folder kertas. Jika Anda masih mengelola dokumen dalam format kertas, saatnya untuk berhenti menggunakan lemari arsip besar dan scan gambar tidak mungkin-untuk-dicari dan mulailah mengambil isi sebenarnya dari dokumen Anda dengan M-Files.

Dengan M-Files, Anda dapat mengubah dokumen kertas ke dalam file elektronik yang dapat dicari dengan memindai catatan kertas Anda dan membuat teks lengkap berkas PDF yang dapat dicari. Mengkonversi file-file kertas ke format elektronik dengan pemindaian menyediakan cara yang lebih kompak dalam penyimpanan, akses universal untuk pengambilan, dan tingkat lebih tinggi dalam keamanan data serta privasi.

M-Files bekerja dengan semua jenis scanner, kompatibel dengan format file yang paling populer (termasuk TIFF, JPEG, BMP, PNG dan GIF), dan memungkinkan Anda untuk memindai langsung ke vault storage M-Files Anda. M-Files terintegrasi sepenuhnya dengan berbagai pengambilan, pemindaian dan solusi OCR dari vendor seperti Kofax, PSIGEN dan Nuance eCopy untuk memberikan fleksibilitas maksimum dalam mengimplementasikan solusi pengambilan sebagai pilihan Anda.

Remote Akses ke Dokumen Perusahaan

Manajemen Dokumen : Remote Akses ke Dokumen Perusahaan

Cara mencegah gangguan file yang berasal dari pengambilan dokumen pekerjaan dari luar kantor. Menurut survei Tim Office baru-baru ini, 70 % eksekutif memiliki karyawan yang secara teratur bekerja diluar kantor, dan tren ini menurut mereka kemungkinan akan terus bertambah.

Bekerja dari rumah atau di jalan adalah kemudahan yang jelas bagi karyawan, menyajikan tantangan baru bagi pengusaha yang bertugas menjaga aset digital perusahaan tetap aman dan up-to -date, namun masih dapat diakses.

Cara termudah bagi para pekerja adalah membawa pekerjaan, dan ini juga yang paling berbahaya dari perspektif data manajemen. Staff/pekerja menyalin dokumen yang mereka butuhkan dari server kantor atau hard drive komputer mereka di kantor, perusahaan kehilangan kontrol atas keamanan data dan organisasi dokumen. Manajer data menemukan bahwa mereka memiliki beberapa versi dokumen di suatu lokasi, dan kebingungan berkembang mengenai siapa yang memiliki revisi terbaru dan yang paling akurat.

Sebagai pengganti menyalin data, banyak perusahaan /organisasi memberikan media akses jarak jauh yang aman melalui solusi perangkat lunak. Sehingga pekerja bisa login dengan aman ke server kantor melalui koneksi Internet, dan menampilkan serta mengedit dokumen, sama seperti jika mereka secara fisik bekerja di kantor. Perangkat lunak manajemen dokumen dapat membuat informasi perusahaan tersedia bagi siapa saja dengan webbrowser. Dan melalui tambahan software add-ons, pengguna jauh dapat mengakses data yang berwenang di server vault perusahaan. Sistem lebih maju mempertahankan aturan keamanan perusahaan terhadap dokumen yang berstatus out-of-the-office, namun tetap dapat mengikuti perubahan file serta revisi baru, apakah dokumen tersebut dibuat di kantor maupun di rumah .

Sekarang, bekerja diluar kantor sudah tidak lagi menjadi pengecualian, administrator IT harus bisa memberikan infrastruktur yang memfasilitasi mobilitas sementara, dan pada saat yang sama melindungi integritas dan keamanan dokumen perusahaan.

Menyiapkan sebuah Workflow dalam M-Files

M-Files perangkat lunak manajemen dokumen elektronik menyediakan kemampuan alur kerja yang kuat untuk mengelola proses bisnis umum dan menangani semua dokumen yang terlibat . 

M-Files juga mengirim pemberitahuan otomatis kepada para user yg berkepentingan yang harus mengambil tindakan ketika proses mencapai keadaan tertentu .

Workflow didefiniskan dengan mudah  di dalam M-Files dan dapat menyediakan Anda dengan alat/tools yang setiap saat memonitor/memantau progress pekerjaan di seluruh organisasi Anda .

Anda dapat menempatkan banyak langkah yang Anda butuhkan dalam workflow Anda, tapi mari kita lihat satu-langkah workflow sebagai contoh .

- Katakanlah manajer perusahaan Anda perlu meninjau dan menyetujui gambar teknik sebelum submittal .

- Di M-Files , istilah kunci atau metadata mungkin sudah ditugaskan untuk mengkategorikan file dalam pencarian . Biasanya istilah-istilah kunci terdiri dari informasi deskriptif familiar seperti nomor proyek , nama klien , dan jenis dokumen, dalam hal ini "gambar."

- Membuat workflow hanya berarti menambah keyterm field  tambahan yang menunjukkan status dalam workflow. Anda dapat dengan mudah mengatur persyaratan ini untuk semua dokumen, baru disimpan di bawah class dokumen "gambar".

- Untuk proses tunggal - workflow (dengan kata lain, satu dengan dua status) gambar dapat menjadi 

1) terdaftar untuk direview 

atau 

2) disetujui.

Single Step Workflow Approval untuk sebuah dokumen gambar.

MFiles, Document Management System untuk bisnis anda, sentralisasikan document anda

Alasan memilih M-Files untuk bisnis Anda.

M-Files memiliki semua fitur yang Anda butuhkan untuk membuat manajemen dokumen dan konten yang mudah dan efisien. Berikut alasan mengapa Anda harus mempertimbangkan M-Files untuk kebutuhan organisasi Anda :

Mudah digunakan, antarmuka akrab Windows

M-Files terintegrasi langsung dengan antarmuka Windows Explorer - sehingga tidak ada kurva belajar. Anda dapat mengakses repositori dokumen seperti disk drive, dan drag and drop file ke dalam dan keluar dari M-Files dalam hitungan detik. Dan dengan caching lokal yang efisien, file terbuka cepat bahkan dengan koneksi jaringan yang lambat dan tidak dapat diandalkan.

Implementasi yang cepat

M-Files cepat dan mudah untuk menyebarkan. Apakah Anda memilih untuk menerapkan sistem sendiri, atau menggunakan jasa konsultan profesional kami untuk dukungan tambahan, Anda akan bangun dan berjalan cepat dan efisien. Setelah diatur, Anda akan menemukan M-Files unik mudah untuk beradaptasi dan tumbuh dengan perubahan kebutuhan bisnis Anda, tanpa perlu untuk staf TI khusus. M-Files juga tersedia dalam awan menghilangkan kebutuhan untuk membeli dan mengkonfigurasi server Anda sendiri; memeriksa M-Files Cloud Vault untuk mempelajari lebih lanjut.

Menghilangkan dokumen kekacauan

Hindari versioning masalah dan tetap kompatibel dengan fitur seperti check-out dan check-in, pelestarian versi lama, perubahan log dan versi otomatis penamaan dan penomoran pilihan.

Memungkinkan kolaborasi dan alur kerja otomatis

Buat tugas untuk kolaborasi ad hoc atau desain alur kerja canggih untuk mengotomatisasi bisnis proses penting. M-Files memfasilitasi kolaborasi dengan tim yang terdiri dari kedua karyawan internal dan mitra eksternal dengan fitur seperti check-out/check-in, co-authoring untuk mengedit simultan oleh beberapa anggota tim, dan penerbitan dan replikasi data yang cerdas ke awan.

Aman 

Data kontrol visibilitas dengan menyembunyikan dokumen sensitif tetap menjaga lokasi penyimpanan tunggal - sehingga segala sesuatu di sana, tapi hanya apa yang Anda ingin terlihat terlihat. Anda juga dapat mengkonfigurasi pengaturan izin untuk mengurangi kesalahan manusia, secara otomatis jadwal backup data dan bahkan mengintegrasikan dengan Active Directory.

Lokasi independen

View, membuat, mengedit dan menyimpan dokumen di mana saja - termasuk dalam modus offline atau pada perangkat mobile - dengan sinkronisasi otomatis. Sambungan jarak jauh masih sangat cepat, dan replikasi juga mempercepat penanganan dokumen untuk fasilitas di lokasi yang berbeda. Anda bahkan dapat mengatur akses web untuk memberikan siapapun, dimanapun akses ke M-Files - termasuk Mac dan Linux pengguna.

Terintegrasikan secara mulus dengan aplikasi yang ada

M-Files terintegrasi dengan semua aplikasi Windows, termasuk solusi Office, CAD, akuntansi dan persediaan. Kubah Data Access dengan perintah file standar seperti Open dan Save As. Ini juga mendukung semua format file, seperti standar dokumen Microsoft Office seperti Word dan Excel, file PDF, model CAD dan gambar, gambar, scan dokumen kertas dan email dan lampiran.

Kubah disesuaikan dan metadata

Maju arsitektur metadata-driven kami menyediakan lingkungan yang sangat fleksibel yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Anda memilih dokumen dan informasi jenis Anda butuhkan untuk mengelola, dan sifat - atau metadata - Anda ingin melacak. Secara harfiah setiap jenis objek dapat diciptakan dan dikelola, bukan hanya dokumen, misalnya, proyek, pelanggan dan kontak, dan bahkan industri benda-benda tertentu seperti kasus, audit dan penyimpangan. M-Files juga mendukung hubungan antara dokumen, dokumen multi-file, koleksi dokumen dan template.

Pencarian dan menghemat waktu 

Cari dokumen yang benar dan informasi dengan mudah dan langsung dengan kemampuan pencarian dasar dan lanjutan. Cari pada metadata, "teks penuh" isi file, atau keduanya, dengan fitur produktivitas meningkatkan seperti filter dinamis dan memilah fungsi yang memastikan Anda akan menemukan informasi yang tepat ketika Anda membutuhkannya. M-Files tidak jauh dengan struktur folder kacau dengan metadata-driven Tampilan Dinamis yang bertindak seperti reusable kustom "pencarian" yang memungkinkan dokumen dan informasi lainnya untuk muncul di berbagai lokasi tanpa membuat duplikat membingungkan.

Sistem mudah dikonfigurasi dan mudah dihubungkan dengan solusi Enteprise Lainnya

Tentukan link aktif dengan database eksternal seperti sistem CRM, ERP, akuntansi dan penagihan, atau impor dan tautan file dari saham jaringan yang ada. Anda juga dapat memindai dokumen kertas, pesan email impor dari server mail atau menggunakan M-Files API untuk kebutuhan integrasi khusus.

RAD Studio, Delphi and C++Builder Roadmap - March 2014

By: Embarcadero News

Abstract: Features and Technologies Expected in 2014 and beyond

Disclaimer: The information included in this roadmap does not constitute, and should not be construed as, a promise or commitment by Embarcadero to develop, market or deliver any particular product, feature or function. The timing and content of Embarcadero’s future product releases could differ materially from the expectations discussed here. Embarcadero reserves the right to change its product plans or roadmap at any time.
 

    Features and Technologies Delivered in 2013

During 2013, the primary goal of the RAD Studio team was to deliver native ARM compilers and libraries targeting the iOS and Android mobile platforms, which we achieved in the XE4 and XE5 versions. Specifically, we have released Delphi for both iOS (XE4) and Android (XE5) and C++Builder for iOS (XE5 Update 2). Mobile support includes the FMX platform, the familiar RTL, database access components (now including FireDAC), and on-device databases. In addition, developers using Delphi and C++Builder can target Mac OS X with the FMX platform and Windows (both Win32 and Win64) with either the FMX platform or the VCL library.
Here is a summary of the key features added to RAD Studio in 2013:

• Delphi and C++ native ARM toolchains for iOS (compiler, linker, debugger)
• Delphi native ARM toolchain for Android (compiler, linker, debugger)
• FMX platform for Android and iOS, including RTL and database support, and enabling direct interaction with mobile device sensors and native APIs
• Embedded InterBase for mobile platforms (iOS and Android), in the free IBLite edition and the enhanced InterBase ToGo edition.
• New FireDAC universal data access library supporting all major RDBMS and a brand new REST client library for connecting with REST and cloud libraries for both FMX and VCL
• iOS 7 support, made available with Apple’s release

 

    Features and Technologies Expected in 2014

The main themes for RAD Studio in 2014 are the additions of C++ for Android, quality, performance, and architectural improvements, an enhanced single-source multi-device designer and runtime, and enhancements of the remoting and multi-tier architecture for enterprise applications. We also anticipate delivering several new VCL components and features.
Here are some of the technologies and features we are working on and expect to release over two major releases during 2014:

• Complete C++ toolchain for Android
• QPS (Quality, Performance, Stability)
• Advertising and Payments components for Android and iOS
• DataSnap middleware enhancements (performance, REST mapping, architectural improvements)
• Further enhanced single source multi-platform support with new multi-device visual designers and new, flexible user interface components
• Mobile Backend as a Service (MBaaS components, interfacing with some of the key providers, like Parse and Kinvey
• Mobile and desktop applications interoperability
• Android KitKat specific support
• Easy-to-use Windows taskbar buttons component for VCL applications
• Improvements in VCL styles and in the support for VCL applications on Windows Intel tablets, with specific styles and sensor components
• Direct support for wearable Android devices with particular form factors, particularly Google Glass
• Apache HTTP server modules support for WebBroker and DataSnap, alongside with the current ISAPI IIS support
• Several run time library (RTL) improvements, implemented for all platforms and involving areas like XML processing, JSON processing, among others.
• FireDAC new drivers and enhancements to existing drivers, including support for newer database versions
• Support for future versions of Android and iOS, expected to be announced by Google and Apple during the current year.
• Bluetooth support (for mobile devices)
• A new release of the C++ compiler for Win32, with full support for the C++ 11 language specification

    Features and Technologies After 2014

There are other platforms and features we are actively researching and investigating, and other technologies under evaluation that are not part of the current 2014 roadmap.

• Support for future versions of Android and iOS
• Linux server support for DataSnap and WebBroker, including RTL and database access
• Wearable devices and HUDs (Head-up Displays), as they become available, including special-purpose Android form factors and APIs
• Native and direct integration with new REST APIs, focused on different areas ranging from automated systems to NOSQL databases
• Mac OS X 64bit compiler, toolchain, and libraries
• Support for Windows 8 ARM/WinRT(for the Windows Phone and/or the Windows RT desktop)
• Enhancements and additions to BAAS and Cloud components
• Support for future version of desktop Windows that will be announced in 2014
• A complete and simplified parallel computing library, to take advantage of modern multi-core CPUs more easily
• Android for the Intel platform

Control system automation untuk rumah anda..

Control system

Semua fungsi dari sistem kontrol Tecomat dikendalikan oleh unit pusat CU2-01M. 

Perangkat lunak Reliance 4 Kontrol Server runtime diinstal pada PC Asus Eee untuk berkomunikasi dengan unit pusat melalui Ethernet. Untuk melihat dan memantau fungsi sistem kontrol itu, built-in monitor 17 "touchscreen digunakan. Asus Eee PC juga berfungsi sebagai pusat multimedia audio / video (a pusat penyimpanan dan distribusi foto, musik, film). Juga, Reliance 4 Web Client digunakan untuk membuat proyek visualisasi diakses di Internet atau intranet. 

Beberapa layar visualisasi yang diatur ditampilkan pada monitor touchscreen digunakan untuk kontrol: 

• Lampu 
• Posisi blinds 
• Presence simulation 
• "Kami berada di rumah" dan "Out of home" program - aktivasi dan deaktivasi 

Examples of visualization windows

Visualization of the apartment's lighting and heating

Visualization of the living room (lighting and blinds)

Kitchen and dining room time program

Wireless Distance Report

Memanfaatkan tools Wifi seperti SW5001 yang didesain bekerja di kondisi extreme, alat ini direct attach lewat serial comm dengan remote PLC, sehingga memudahkan instalasi Remote site, cukup memasang penguat antena untuk jarak lebih jauh

General Statement:  SW5001 distance (Line of Sight) - Ad-Hoc ‧Standard 4dBi Antenna: 300M ‧5.5dBi Antenna: 450M     ‧11dBi Antenna: 1500M   - Infrastructure       ‧Cisco AP + Standard 4dBi Antenna: 1000M     Detail value: SW5002 1Mbps Topology: Infrastructure Test with Cisco AIR-AP350 Access Point Tx Power: 20dBm Antenna: 5.5dBi  Antenna Gain Distance 4dBi 800M 5.5dBi 1300M 11dBi 1500M Access Point :  D-Link DWL-900AP+ Access Point Tx Power: 15dBm Antenna: 2dBi  Antenna Gain Distance 2dBi 300M 5.5dBi 500M 11dBi 550M Topology: Ad-hoc SW5002 to SW5002 Tx Power 13dBm Antenna Gain Distance 2dBi 250M 5.5dBi 400M 11dBi 1300M  SW5001 1Mbps Topology: Infrastructure Accesspoint Cisco AIR-AP350 Access Point Tx Power: 20dBm Antenna: 5.5dBi  Antenna Gain Distance 2dBi 1000M 5.5dBi 1350M 11dBi 1500M Access point : D-Link DWL-900AP+ Access Point Tx Power: 15dBm Antenna: 2dBi  Antenna Gain Distance 2dBi 300M 5.5dBi 460M 11dBi 550M Topology: Ad-hoc SW5001 to SW5001 Tx Power 13dBm  Antenna Gain Distance 2dBi 300M 5.5dBi 450M 11dBi 1500M

Dasar-dasar Implementasi Document Management System

Secara sederhana menyiapkan sistem manajemen dokumen melibatkan tiga langkah :

1 . Menciptakan rencana manajemen dokumen ,

2 . Melaksanakan rencana pengelolaan dokumen ,

3 . Dan menindaklanjuti .

Langkah pertama , membuat rencana , melibatkan menjawab empat pertanyaan :

1 . Apa aturan untuk membuat dokumen ?

Faktur, surat pembayaran pengingat , brosur penjualan , email, neraca, spreadsheet, laporan - Semua bisnis menciptakan berbagai macam dokumen dalam rangka melakukan dan melacak bisnis. Dan untuk menjaga hal-hal terorganisir, semua bisnis perlu menetapkan peraturan tentang membuat dokumen.

Misalnya, apakah ada template internal untuk beberapa dokumen standar bisnis Anda, seperti surat dan faktur, dan di mana mereka berada ?

• Apakah ada panduan internal yang harus diikuti ?
• Haruskah dokumen baru diberi tanggal dan / atau di stamp dengan waktu ?
• Langkah dan prosedur apa yang harus diikuti untuk berbagi atau mereview dokumen ?

Untuk beberapa usaha kecil, satu-satunya titik tentang pembuatan dokumen yang penting akan di mana template untuk berbagai dokumen bisnis berada dan bagaimana menggunakannya. Tetapi jika pembuatan dokumen dalam bisnis Anda melibatkan orang yang berbeda untuk berkolaborasi, meninjau atau memperbarui dokumen, Anda harus meluangkan waktu untuk memutuskan bagaimana hal-hal ini harus dilakukan untuk menjamin efisiensi dan konsistensi .

2 . Bagaimana kita akan menyimpan dokumen ?

Sebenarnya ada dua aspek untuk pertanyaan ini. 

Yang pertama melibatkan aspek fisik penyimpanan . Bahkan jika bisnis kecil Anda adalah menyimpan dokumen dalam lemari arsip , ada biaya yang terkait dengan penyimpanan ; bukan hanya biaya pengajuan lemari sendiri , tetapi biaya saat ketika Anda dan / atau karyawan Anda mengajukan dokumen-dokumen atau pergi untuk mengambil mereka . Bahkan , biaya terbesar yang terkait dengan penyimpanan , bagi sebagian besar bisnis kecil , mungkin biaya dari waktu yang terbuang ketika orang mencari dokumen .

Aspek kedua adalah organisasi pola menyimpan dokumen; bagaimana dokumen akan diajukan ? Kunci untuk dokumen pengajuan adalah untuk mengikuti praktek-praktek manajemen file yang baik.

Sebagai konsekuensinya, Anda perlu tahu bagaimana Anda akan mengarsipkan dokumen. Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan menangani file yang berada yang obsolete atau cukup dipindahkan ke bagian belakang untuk pemusnahan dalam sistem manajemen dokumen Anda.

Ketika dekat awal setiap tahun, misalnya, memetakan berbagai file yang berhubungan dengan pekerjaan di komputer saya, menyaring mana yang tidak lagi uptodate, dan membuat folder baru yang diberi label dengan tahun dan / atau subjek, dan memindahkan file tersebut sesuai kebutuhan.

Hal yang sama dapat dilakukan dengan file-file kertas; itu tidak sulit untuk menghapus dokumen lama dari folder file dengan menyematkan label 'LAMA' ke dokumen tersebut. Beberapa perangkat lunak menawarkan pilihan pengarsipan otomatis.

3 . Bagaimana mempermudah proses pengambilan documen ?

Pertanyaan ini adalah jantung dari sistem manajemen dokumen Anda. Dalam sebuah survei yang dilakukan oleh Leger Pemasaran untuk Xerox di Kanada, pemilik SMB Kanada dan para manajer rata-rata mengatakan biaya $ 2.152/tahun untuk mengelola dan menyimpan dokumen dan sekitar satu jam sehari untuk mencari dokumen-dokumen ini ( globeandmail.com).

Dan sekali lagi,  praktik managemen filing yang baik dapat memecahkan masalah lebih jauh. Jika Anda melakukan hal-hal seperti konsisten mengikuti konvensi penamaan file yang diuraikan dalam 10 Tips Manajemen file, misalnya, dokumen akan lebih mudah untuk ditemukan.

Dan apakah Anda seorang pemilik tunggal yang bekerja sendiri atau pemilik bisnis dengan karyawan, saya sarankan membuat Daftar Lokasi File, yang akan mengingatkan pengguna di mana file jenis tertentu itu berada - dan di mana untuk menemukan dokumen tersebut. Jika bisnis Anda seperti kebanyakan, maka jangan lupa untuk menyertakan apakah file tersebut akan berada di sistem komputer Anda atau disimpan di lokasi fisik seperti lemari arsip. Sebagai contoh, misalkan saya menggunakan foto dalam bisnis saya. Entri dalam saya Daftar Lokasi File mungkin sbb :

• Foto - Komputer - Drive E:/Foto - file dalam folder yang sesuai dengan subjek 
• Non - digital - lemari arsip 3 - Foto - urut alpha numeric di subjek

Daftar lengkap akan dicetak dan diposting baik di semua workstation komputer dan  / di lemari arsip.

4 . Bagaimana kita bisa membuat/menyimpan dokumen kita dengan aman ?

Yang pertama dalam menjaga dan mengamankan dokumen adalah menjaga tempat usaha itu sendiri. Semua bisnis harus memiliki sistem keamanan, seperti dipasang sistem alarm,  - bisnis bahkan dirumahan.

Bisnis juga mungkin perlu atau ingin berinvestasi dalam perangkat keamanan lainnya, seperti terali jendela, kamera keamanan atau jasa patroli(satpam). Anda dapat menghabiskan semua waktu yang Anda inginkan membuat beberapa password dan enkripsi file dalam upaya untuk melindungi file elektronik Anda, tapi menjadi percuma jika seseorang mencuri komputer Anda dan harddrive yang menyertainya.

Semua lemari arsip harus dikunci dan disimpan terkunci setelah jam kerja (dan terkunci pada saat makan siang jika tidak ada yang dapat diandalkan disekitarnya) .

Prosedur keamanan umum untuk dokumen elektronik melibatkan back up dokumen secara teratur dan menjaga backup dokumen di tempat lain selain hard drive di mana dokumen asli berada. Backup Cloud/terpisah secara geografis menjadi pilihan yang terbaik untuk menjaga terhadap kepimilikan data bisnis Anda hancur oleh bencana alam.

Usaha kecil dengan rekan atau karyawan yang berbagi jaringan komputer yang sama juga mungkin ingin membatasi akses beberapa pengguna sehingga mereka hanya dapat menggunakan atau melihat beberapa sumber daya jaringan. Bahkan jika pengguna diijinkan untuk mengakses sumber daya, seperti program software, dokumen tertentu dapat dilindungi password. Isi dokumen juga bisa dienkripsi, membuat mereka hanya bisa diakses oleh mereka yang memiliki kunci enkripsi yang diperlukan.

Pencurian oleh Karyawan adalah ancaman lain terhadap keamanan data. Usaha kecil dengan karyawan harus membuat resume fakta memeriksa dan mendapatkan pemeriksaan latar belakang karyawan adalah masalah kebijakan perekrutan.

Setelah Anda membuat rencana pengelolaan dokumen Anda dengan menjawab pertanyaan di atas, Anda siap untuk menerapkannya, memastikan bahwa semua staf Anda tahu rincian dokumen sistem manajemen bisnis Anda dan mengikuti prosedur yang tepat saat membuat, menyimpan dan mengambil dokumen.

Anda juga harus memastikan bahwa setiap orang yang mengakses dan menggunakan dokumen dalam organisasi Anda, dengan mengikuti aturan, seperti seperti penamaan dan menyimpan dokumen tepat. Saya merekomendasikan untuk memeriksa secara acak (Spot check) untuk menguji apakah file tertentu dapat dengan mudah ditemukan dan untuk menjaga terhadap misfiling.


Anda dapat membuat sebuah sistem manajemen dokumen dalam satu hari namun menerapkan secara konsisten dari waktu ke waktu akan menjadi kunci keberhasilannya. Imbalan yang besar - mampu menemukan apa yang Anda inginkan untuk menemukan ketika Anda menginginkannya dan .... ketenangan pikiran.

Alfresco, solusi open source Document Management System

Alfresco adalah produk web-based application yang meliputi document management, records management, workflow dan web content management.

Alfresco termasuk repositori konten, kerangka out-of-the-box portal web untuk mengelola dan menggunakan konten portal standar, antarmuka CIFS yang menyediakan kompatibilitas sistem file pada Microsoft Windows dan sistem operasi mirip Unix, sistem manajemen konten web yang mampu virtualisasi webapps dan situs statis melalui Apache Tomcat, Lucene indexing, dan Activiti alur kerja. Sistem Alfresco dikembangkan menggunakan teknologi Java.

Document Management & Workflow

Capture, Share and Retain Content.
Alfresco Document Management merekam (capture), berbagi (share) dan mengelola (retain) suatu informasi (content). Alfresco Document Management memungkinkan user untuk melakukan versioning, pencarian (search) dan dengan mudah membangun aplikasi content mereka sendiri.
Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti Shared Drive. Disini bisa disimpan Microsoft Office, Open Office, Dream Weaver dan Autocad.

Alfresco terintegrasi dengan Microsoft Office dan Open Office. 
Dokumen-dokumen yang disimpan di Alfresco bisa diproses oleh Workflow. Workflow bisa mengakses nilai-nilai property yang dilekatkan pada dokumen tersebut seperti nama pengarang dan kata kunci (keyword) lainnya. Keberadaan dokumen ini bisa diberitahukan kepada user-user lain melalui email.
Fitur-fitur dalam Alfresco Document Management adalah sbb:

• Shared Drive
• Versioning
• Powerful Search
• Audit/History
• Integrasi dengan Microsoft Office
• Workflow Integration
• Collaboration on Documents or folder
• Custom View on a Folder
• Single-Sign-On
• Fine Grained Access-Control

Keunggulan Alfresco:

• Low Cost : Investasi Awal rendah karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco Open Source.
• Simplicity : Implementasi yang cepat (rapid deployment) dan waktu development yang cepat (rapid application development) karena didukung komponen-komponen yang sudah ada (pre-built components).
• Choice : Tidak terikat pada satu vendor tertentu. Jadi kalau ada satu vendor tertentu menaikkan harga biaya maintenance secara dramatis, kita bisa pindah ke produk vendor lain.