BlueDoc, Small namun Powerfull Document Management System, berkemampuan Workflow

BlueDoc yang terintegrasi dengan operasi bisnis Anda yaitu perangkat lunak manajemen dokumen cloud. Dokumen sistem pelacakan berbasis web ini memungkinkan Anda untuk mengatur file-file penting Anda, mengatur alur kerja yang spesifik dan mengelola historical file. Namun, tidak memiliki pencitraan/pemindai dokumen, sehingga tidak software terbaik jika Anda mencoba untuk mengembangkan kantor yang paperless .

Sementara sebagian besar dokumen sistem pelacakan BlueDoc adalah online, Anda mempunyai pilihan penggunaan database dengan Access mdb atau SQLExpress atau bahkan SQLServer,  Hal ini memungkinkan Anda untuk mentransfer file ke akun BlueDoc Anda. Setelah online, sistem penyimpanan cloud memungkinkan Anda untuk mengelola hak akses, mengatur kategori dan alur kerja dokumen. Sistem ini membutuhkan waktu sekitar satu jam untuk sepenuhnya menginstal dan mengatur . Setelah hal-hal berjalan, semuanya menjadi sangat mudah.

Ketika Anda meng-upload file dan folder, Anda dapat menempatkan mereka ke dalam kategori tertentu, memindahkan mereka sekitar dan melacak histori. Jika Anda kehilangan jejak file, Anda dapat mencarinya melalui opsi metadata, baik dengan mencari nama dan kategori atau dengan melihat opsi lanjutan, seperti terakhir kali file/folder tersebut  dimodifikasi . Sistem ini tidak memiliki kemampuan optical character recognition ( OCR ), sehingga Anda tidak akan dapat melakukan pencarian berdasarkan teks dalam dokumen. Dan juga, Anda tidak dapat memindai file langsung ke BlueDoc. Sebaliknya , Anda harus memindai dokumen ke dalam komputer Anda dengan menggunakan software pemindai seperti Paperport, VueScan, SilverFast ke bentuk file PDF atau Image continues seperti Tiff. Hal ini menambah langkah untuk proses membantu Anda mengembangkan kantor sepenuhnya yang paperless .

Dari portal administrator, Anda dapat menetapkan dan meninjau alur kerja. Anda dapat mengintegrasikan dengan sistem BlueDoc email Anda dan mendapatkan update tentang informasi alur kerja . Tingkat kontrol administratif memastikan bahwa Anda tidak akan menemukan perubahan mengejutkan dokumen penting Anda atau kontrak . Anda dapat mengakses perangkat administrasi Anda dari perangkat online, termasuk smartphone dan tablet . 

Feature List Bluedoc :

Document Management Software

BlueDoc adalah Document Management System berbasis Web. Bila Anda menggunakan BlueDoc, Anda memiliki keuntungan dari alat yang ampuh yang diperlukan untuk merancang, menyimpan , dan mengendalikan dokumen dalam format elektronik .

Kategori

Anda dapat menentukan kategori Anda sendiri dokumen dan menetapkan mereka informasi tambahan untuk tujuan klasifikasi , sehingga mempermudah pengambilan lanjut mereka.


Mencari dokumen

Menampilkan sebuah mesin pengindeksan yang efisien , BlueDoc memungkinkan Anda untuk dengan mudah meminta pertanyaan berdasarkan beberapa kriteria , yang dapat mencakup bahkan pencarian teks lengkap untuk format file populer seperti Word, Excel , PowerPoint, PDF dan sebagainya.

Mengelola hak akses

BlueDoc adalah sistem web server yang dirancang khusus untuk penggunaan bersamaan oleh banyak pengguna . Ini memberi Anda kemungkinan untuk membuat kelompok pengguna dan menetapkan spesifikasi rinci hak akses ke dokumen dan folder .

Membuat Workflow

Menggunakan BlueDoc Anda dapat menentukan alur kerja untuk meningkatkan sirkulasi dokumen . Definisi alur kerja dapat dengan mudah dicapai dengan menggunakan disediakan editor alat alur kerja grafis , yang memungkinkan Anda merinci karakteristik alur kerja dengan mendirikan tugas komponen dan menugaskan mereka kepada pengguna .

Versi Dokumen atau Historical File

Sebagai dokumen mengalami berbagai modifikasi , versi baru dari dokumen yang sama dapat dibuat dan disimpan untuk diperiksa atau lambat kemungkinan penggunaan .