Secara sederhana menyiapkan sistem manajemen dokumen melibatkan tiga langkah :
1 . Menciptakan rencana manajemen dokumen ,
2 . Melaksanakan rencana pengelolaan dokumen ,
3 . Dan menindaklanjuti .
Langkah pertama , membuat rencana , melibatkan menjawab empat pertanyaan :
1 . Apa aturan untuk membuat dokumen ?
Faktur, surat pembayaran pengingat , brosur penjualan , email, neraca, spreadsheet, laporan - Semua bisnis menciptakan berbagai macam dokumen dalam rangka melakukan dan melacak bisnis. Dan untuk menjaga hal-hal terorganisir, semua bisnis perlu menetapkan peraturan tentang membuat dokumen.
Misalnya, apakah ada template internal untuk beberapa dokumen standar bisnis Anda, seperti surat dan faktur, dan di mana mereka berada ?
- Apakah ada panduan internal yang harus diikuti ?
- Haruskah dokumen baru diberi tanggal dan / atau di stamp dengan waktu ?
- Langkah dan prosedur apa yang harus diikuti untuk berbagi atau mereview dokumen ?
2 . Bagaimana kita akan menyimpan dokumen ?
Sebenarnya ada dua aspek untuk pertanyaan ini.
Yang pertama melibatkan aspek fisik penyimpanan . Bahkan jika bisnis kecil Anda adalah menyimpan dokumen dalam lemari arsip , ada biaya yang terkait dengan penyimpanan ; bukan hanya biaya pengajuan lemari sendiri , tetapi biaya saat ketika Anda dan / atau karyawan Anda mengajukan dokumen-dokumen atau pergi untuk mengambil mereka . Bahkan , biaya terbesar yang terkait dengan penyimpanan , bagi sebagian besar bisnis kecil , mungkin biaya dari waktu yang terbuang ketika orang mencari dokumen .
Aspek kedua adalah organisasi pola menyimpan dokumen; bagaimana dokumen akan diajukan ? Kunci untuk dokumen pengajuan adalah untuk mengikuti praktek-praktek manajemen file yang baik.
Sebagai konsekuensinya, Anda perlu tahu bagaimana Anda akan mengarsipkan dokumen. Anda harus memutuskan bagaimana Anda akan menangani file yang berada yang obsolete atau cukup dipindahkan ke bagian belakang untuk pemusnahan dalam sistem manajemen dokumen Anda.
Ketika dekat awal setiap tahun, misalnya, memetakan berbagai file yang berhubungan dengan pekerjaan di komputer saya, menyaring mana yang tidak lagi uptodate, dan membuat folder baru yang diberi label dengan tahun dan / atau subjek, dan memindahkan file tersebut sesuai kebutuhan.
Hal yang sama dapat dilakukan dengan file-file kertas; itu tidak sulit untuk menghapus dokumen lama dari folder file dengan menyematkan label 'LAMA' ke dokumen tersebut. Beberapa perangkat lunak menawarkan pilihan pengarsipan otomatis.
3 . Bagaimana mempermudah proses pengambilan documen ?
Pertanyaan ini adalah jantung dari sistem manajemen dokumen Anda. Dalam sebuah survei yang dilakukan oleh Leger Pemasaran untuk Xerox di Kanada, pemilik SMB Kanada dan para manajer rata-rata mengatakan biaya $ 2.152/tahun untuk mengelola dan menyimpan dokumen dan sekitar satu jam sehari untuk mencari dokumen-dokumen ini ( globeandmail.com).
Dan sekali lagi, praktik managemen filing yang baik dapat memecahkan masalah lebih jauh. Jika Anda melakukan hal-hal seperti konsisten mengikuti konvensi penamaan file yang diuraikan dalam 10 Tips Manajemen file, misalnya, dokumen akan lebih mudah untuk ditemukan.
Dan apakah Anda seorang pemilik tunggal yang bekerja sendiri atau pemilik bisnis dengan karyawan, saya sarankan membuat Daftar Lokasi File, yang akan mengingatkan pengguna di mana file jenis tertentu itu berada - dan di mana untuk menemukan dokumen tersebut. Jika bisnis Anda seperti kebanyakan, maka jangan lupa untuk menyertakan apakah file tersebut akan berada di sistem komputer Anda atau disimpan di lokasi fisik seperti lemari arsip. Sebagai contoh, misalkan saya menggunakan foto dalam bisnis saya. Entri dalam saya Daftar Lokasi File mungkin sbb :
- Foto - Komputer - Drive E:/Foto - file dalam folder yang sesuai dengan subjek
- Non - digital - lemari arsip 3 - Foto - urut alpha numeric di subjek
Daftar lengkap akan dicetak dan diposting baik di semua workstation komputer dan / di lemari arsip.
4 . Bagaimana kita bisa membuat/menyimpan dokumen kita dengan aman ?
Yang pertama dalam menjaga dan mengamankan dokumen adalah menjaga tempat usaha itu sendiri. Semua bisnis harus memiliki sistem keamanan, seperti dipasang sistem alarm, - bisnis bahkan dirumahan.
Bisnis juga mungkin perlu atau ingin berinvestasi dalam perangkat keamanan lainnya, seperti terali jendela, kamera keamanan atau jasa patroli(satpam). Anda dapat menghabiskan semua waktu yang Anda inginkan membuat beberapa password dan enkripsi file dalam upaya untuk melindungi file elektronik Anda, tapi menjadi percuma jika seseorang mencuri komputer Anda dan harddrive yang menyertainya.
Semua lemari arsip harus dikunci dan disimpan terkunci setelah jam kerja (dan terkunci pada saat makan siang jika tidak ada yang dapat diandalkan disekitarnya) .
Prosedur keamanan umum untuk dokumen elektronik melibatkan back up dokumen secara teratur dan menjaga backup dokumen di tempat lain selain hard drive di mana dokumen asli berada. Backup Cloud/terpisah secara geografis menjadi pilihan yang terbaik untuk menjaga terhadap kepimilikan data bisnis Anda hancur oleh bencana alam.
Usaha kecil dengan rekan atau karyawan yang berbagi jaringan komputer yang sama juga mungkin ingin membatasi akses beberapa pengguna sehingga mereka hanya dapat menggunakan atau melihat beberapa sumber daya jaringan. Bahkan jika pengguna diijinkan untuk mengakses sumber daya, seperti program software, dokumen tertentu dapat dilindungi password. Isi dokumen juga bisa dienkripsi, membuat mereka hanya bisa diakses oleh mereka yang memiliki kunci enkripsi yang diperlukan.
Pencurian oleh Karyawan adalah ancaman lain terhadap keamanan data. Usaha kecil dengan karyawan harus membuat resume fakta memeriksa dan mendapatkan pemeriksaan latar belakang karyawan adalah masalah kebijakan perekrutan.
Setelah Anda membuat rencana pengelolaan dokumen Anda dengan menjawab pertanyaan di atas, Anda siap untuk menerapkannya, memastikan bahwa semua staf Anda tahu rincian dokumen sistem manajemen bisnis Anda dan mengikuti prosedur yang tepat saat membuat, menyimpan dan mengambil dokumen.
Anda juga harus memastikan bahwa setiap orang yang mengakses dan menggunakan dokumen dalam organisasi Anda, dengan mengikuti aturan, seperti seperti penamaan dan menyimpan dokumen tepat. Saya merekomendasikan untuk memeriksa secara acak (Spot check) untuk menguji apakah file tertentu dapat dengan mudah ditemukan dan untuk menjaga terhadap misfiling.
Anda dapat membuat sebuah sistem manajemen dokumen dalam satu hari namun menerapkan secara konsisten dari waktu ke waktu akan menjadi kunci keberhasilannya. Imbalan yang besar - mampu menemukan apa yang Anda inginkan untuk menemukan ketika Anda menginginkannya dan .... ketenangan pikiran.
4 . Bagaimana kita bisa membuat/menyimpan dokumen kita dengan aman ?
Yang pertama dalam menjaga dan mengamankan dokumen adalah menjaga tempat usaha itu sendiri. Semua bisnis harus memiliki sistem keamanan, seperti dipasang sistem alarm, - bisnis bahkan dirumahan.
Bisnis juga mungkin perlu atau ingin berinvestasi dalam perangkat keamanan lainnya, seperti terali jendela, kamera keamanan atau jasa patroli(satpam). Anda dapat menghabiskan semua waktu yang Anda inginkan membuat beberapa password dan enkripsi file dalam upaya untuk melindungi file elektronik Anda, tapi menjadi percuma jika seseorang mencuri komputer Anda dan harddrive yang menyertainya.
Semua lemari arsip harus dikunci dan disimpan terkunci setelah jam kerja (dan terkunci pada saat makan siang jika tidak ada yang dapat diandalkan disekitarnya) .
Prosedur keamanan umum untuk dokumen elektronik melibatkan back up dokumen secara teratur dan menjaga backup dokumen di tempat lain selain hard drive di mana dokumen asli berada. Backup Cloud/terpisah secara geografis menjadi pilihan yang terbaik untuk menjaga terhadap kepimilikan data bisnis Anda hancur oleh bencana alam.
Usaha kecil dengan rekan atau karyawan yang berbagi jaringan komputer yang sama juga mungkin ingin membatasi akses beberapa pengguna sehingga mereka hanya dapat menggunakan atau melihat beberapa sumber daya jaringan. Bahkan jika pengguna diijinkan untuk mengakses sumber daya, seperti program software, dokumen tertentu dapat dilindungi password. Isi dokumen juga bisa dienkripsi, membuat mereka hanya bisa diakses oleh mereka yang memiliki kunci enkripsi yang diperlukan.
Pencurian oleh Karyawan adalah ancaman lain terhadap keamanan data. Usaha kecil dengan karyawan harus membuat resume fakta memeriksa dan mendapatkan pemeriksaan latar belakang karyawan adalah masalah kebijakan perekrutan.
Setelah Anda membuat rencana pengelolaan dokumen Anda dengan menjawab pertanyaan di atas, Anda siap untuk menerapkannya, memastikan bahwa semua staf Anda tahu rincian dokumen sistem manajemen bisnis Anda dan mengikuti prosedur yang tepat saat membuat, menyimpan dan mengambil dokumen.
Anda juga harus memastikan bahwa setiap orang yang mengakses dan menggunakan dokumen dalam organisasi Anda, dengan mengikuti aturan, seperti seperti penamaan dan menyimpan dokumen tepat. Saya merekomendasikan untuk memeriksa secara acak (Spot check) untuk menguji apakah file tertentu dapat dengan mudah ditemukan dan untuk menjaga terhadap misfiling.
Anda dapat membuat sebuah sistem manajemen dokumen dalam satu hari namun menerapkan secara konsisten dari waktu ke waktu akan menjadi kunci keberhasilannya. Imbalan yang besar - mampu menemukan apa yang Anda inginkan untuk menemukan ketika Anda menginginkannya dan .... ketenangan pikiran.