Manajemen Dokumen : Remote Akses ke Dokumen Perusahaan
Cara mencegah gangguan file yang berasal dari pengambilan dokumen pekerjaan dari luar kantor. Menurut survei Tim Office baru-baru ini, 70 % eksekutif memiliki karyawan yang secara teratur bekerja diluar kantor, dan tren ini menurut mereka kemungkinan akan terus bertambah.
Bekerja dari rumah atau di jalan adalah kemudahan yang jelas bagi karyawan, menyajikan tantangan baru bagi pengusaha yang bertugas menjaga aset digital perusahaan tetap aman dan up-to -date, namun masih dapat diakses.
Cara termudah bagi para pekerja adalah membawa pekerjaan, dan ini juga yang paling berbahaya dari perspektif data manajemen. Staff/pekerja menyalin dokumen yang mereka butuhkan dari server kantor atau hard drive komputer mereka di kantor, perusahaan kehilangan kontrol atas keamanan data dan organisasi dokumen. Manajer data menemukan bahwa mereka memiliki beberapa versi dokumen di suatu lokasi, dan kebingungan berkembang mengenai siapa yang memiliki revisi terbaru dan yang paling akurat.
Sebagai pengganti menyalin data, banyak perusahaan /organisasi memberikan media akses jarak jauh yang aman melalui solusi perangkat lunak. Sehingga pekerja bisa login dengan aman ke server kantor melalui koneksi Internet, dan menampilkan serta mengedit dokumen, sama seperti jika mereka secara fisik bekerja di kantor. Perangkat lunak manajemen dokumen dapat membuat informasi perusahaan tersedia bagi siapa saja dengan webbrowser. Dan melalui tambahan software add-ons, pengguna jauh dapat mengakses data yang berwenang di server vault perusahaan. Sistem lebih maju mempertahankan aturan keamanan perusahaan terhadap dokumen yang berstatus out-of-the-office, namun tetap dapat mengikuti perubahan file serta revisi baru, apakah dokumen tersebut dibuat di kantor maupun di rumah .
Sekarang, bekerja diluar kantor sudah tidak lagi menjadi pengecualian, administrator IT harus bisa memberikan infrastruktur yang memfasilitasi mobilitas sementara, dan pada saat yang sama melindungi integritas dan keamanan dokumen perusahaan.