Sistem manajemen dokumen

SIstem manajemen dokumen

Fitur Manajemen Dokumen Sistem

Sekilas Fitur Sistem Manajemen Dokumen Document Capture & Management       Integrated Scanning Capabilities             Fine Grained Security MS Office Integration             Comprehensive Full Text Search             Version Control Windows Explorer Integration               Flexible Document Profiling Built-in PDF Editor & Viewer DMS vault PDF Printer            PDF Conversion                PDF Correction Tools Email Notifications and Alerts               Full Audit Trail Logging           Watched Folders Active Directory Integration   Document Relations                Document Tasks & Reminders Folder Templates   File Templates        Quick Email My Workspace        Connect Remote Office                Customer Friendly Licensing

Ikhtisar

Sistem Manajemen Dokumen

Pelanggan/Bos/Direktur saat ini ingin segala sesuatunya segera dan secepat mungkin. Perusahaan yang tidak mampu menjawab kecepatan bisnis akan menjadi lalai atau lambat dalam dunia bisnis yang serba cepat. Salah satu bantuan terbesar bagi perusahaan untuk bertahan dalam situasi ini adalah teknologi. Sebagian besar perusahaan memiliki proses otomatis untuk meningkatkan kinerja organisasi, mengurangi ketergantungan antara karyawan dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja, untuk melayani pelanggan/Bos/Direktur/Atasan mereka lebih baik.

Penulisan ini berkaitan dengan masalah peningkatan pelayanan baik eksternal dengan pelanggan atau secara internal dalam perusahaan dengan bantuan perangkat lunak manajemen dokumen. Dengan tingkat accesibilitas yang sangat tinggi dan dicapai kapanpun dan dimanapun.

Data perusahaan dapat di akses dimana saja dan kapan saja, dan aman

Mengapa dokumen manajemen?

Dokumen manajemen membantu dalam cara seperti dibawah ini :

•        Membuat catatan pelanggan aman

•        Mudah akses ke catatan melalui repositori bersama

•        Penanganan permintaan pelanggan lebih cepat

•        Mempersiapkan permohonan ke fitur e-discovery

•        Menyimpan dokumen hukum, kontrak dan selalu terkini dengan dokumen sistem peringatan, tanggal kadaluwarsa, perpanjangan kontrak dll

•        Retensi umur dokumen, secara otomatis dokumen akan di hapus dari system saat retensi waktu yang ditentukan tercapai.

Banyak perusahaan telah memberikan format pengajuan dokumen secara manual dan sistem catatan fisik, yang menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pelanggan atau vendor dalam bentuk, kontrak, perjanjian, dan lain-lain hanya dalam format elektronik. Namun, masalah tidak hanya sampai di sini. Karena kurangnya kebijakan penyimpanan dokumen, sebagian besar dokumen ini disimpan sembarangan dan ketika ada panggilan pelanggan atau vendor, tidak mudah untuk menemukan di mana dokumen-dokumen tersebut. Hilangnya dokumen dapat mengakibatkan tidak hanya kehilangan pelanggan dan bisnis, tetapi juga hilangnya reputasi. Itulah mengapa, hal ini sangat penting bagi perusahaan untuk berinvestasi dalam dokumen manajemen sistem (DMS) dan menjaga catatan mereka aman. Sistem Dokumen Manajemen juga membantu mengatur alur kerja efisien, sehingga seseorang bisa bertindak segera pada permintaan pelanggan. Untuk bertahan hidup hari ini persaingan begitu ketat, sehingga adalah suatu keharusan.

Ad-hoc Document Management

Dokumen-dokumen yang diterima dari mesin Faks, kurir atau email sering disimpan sewenang-wenang di lokasi yang berbeda menyebabkan hilangnya dokumen. Dokumen ini tidak mudah diakses dan staf memiliki waktu sulit menemukan dokumen nasabah. Semua hasil ini dalam akibat dari salah urus dalam menyimpan, dan secara terus menerus akan menuju kepada usaha yang minim layanan pelanggan.

Sistem Manajemen Dokumen yang secara khusus di buat untuk mengatur, memilah dan memberikan sistem kolaborasi serta sistem peringatan pada dokumen-dokumen penting, kepada semua staff, sehingga membentuk kesadaran yang fokus pada daripada mencari dokumen atau informasi yang hilang. Dengan hanya mengetikkan beberapa kata kunci maka dokumen yang dikehendaki akan dapat dihadirkan dalam waktu hitungan detik.

Pemanfaatan technologi yang tidak optimal

Sementara kebanyakan perusahaan cepat mengadopsi teknologi, sedangkan karyawan sangat lambat untuk mengimplementasikannya. Meskipun investasi di teknologi mahal, kebanyakan karyawan tidak menyadari bagaimana mereka dapat menggunakan teknologi itu lebih efektif.

Misalnya, Fax, scanner, dan mesin lain mempercepat informasi berbagi proses tetapi karyawan tidak memanfaatkanya dengan baik karena mereka tidak memiliki penyimpanan terpusat/repositori yang mengatur scanning batch dan hasilnya banyak informasi yang hilang.

Workflow yang tidak terpola.

Lingkungan organisasi yang buruk memiliki sistem alur kerja yang sama buruknya. Sebagian besar karyawan tidak tahu status tugas, banyak jam yang terbuang untuk mengerjakan tugas yang sama, tidak adanya  komunikasi antara mereka.

Sementara itu sebenarnya adalah hal mudah diatur dalam sebuah tim kecil, masalah mungkin mulai muncul saat perusahaan itu tumbuh. Alur kerja yang tidak sistematis dapat tidak hanya memakan biaya waktu jam tetapi juga kerugian financial.

Kurangnya manejemen dokumen

Salah satu aset yang paling penting dalam melayani pelanggan yaitu siap solusi di setiap saat. Misalnya saat pelanggan menanyakan inquiri Product nomet 10040100 maka semua informasi mengenail produk tersebut ada. Dan saat pelanggan ingin berbicara kepada sales Represetantive yang terakhir berbicara, dan itu tidak menjadi masalah, karena status si Representatif ada dan disimpan di catatan folder pelanggan. Hanya dengan solusi document management lah yang dapat menolong anda dan selalu siap dengan pertanyaan dan solusi tentunya. 

 Respon yang lambat

Banyak penelitian telah menunjukkan bahwa sebagian besar waktu karyawan telah habis hanya untuk mencari informasi. Dan ketika datang ke pelanggan, pelanggan yang tertunda adalah kehilangan pelanggan. Waktu respon lambat adalah salah satu masalah paling merusak untuk setiap perusahaan.

Alat-alat yang membantu dalam mengorganisir, mengambil dan berbagi informasi, membantu departemen layanan pelanggan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan pelanggan secara lebih efektif. Dengan alat bantu, menjadikan Departemen layanan pelanggan lebih baik dalam menyelesaikan masalah, menindaklanjuti  karena semua informasi yang dibutuhkan dapat tersedia dalam waktu yang cepat dan tepat.

Alat bantu manajemen dokumen

• Pemindaian terpadu (scan dokumen terintegrasi) untuk mempercepat rumitnya pemindaian dokumen pekerjaan
• Repositori yang terpusat dengan beberapa opsi impor
• Terintegrasi dengan MS Office, sehingga cepat menyimpan dan mengedit file kantor

Pengambilan/Pencarian yang kritikal

• Dokumen profil dan catatan untuk pencarian cepat
• Dokumen versi dan dokumen relasi untuk menemukan dokumen yang tepat yang saling berhubungan.
• Pencarian cepat/Quick Search adalah opsi menemukan dokumen dalam waktu singkat

Keamanan dokumen

• Keamanan berbasis pengguna / kelompok untuk menjaga pelanggan dokumen aman
• Pencegahan/pembatasan Dokumen ekspor untuk mencegah pencurian data dan kebocoran

Fitur kolaborasi dan komunikasi

• Manajemen alur kerja sederhana dengan fitur dokumen routing dan pengaliran tugas
• Catatan Dokumen dan catatan tugas untuk berkomunikasi secara singkat
• Email peringatan dan pemberitahuan untuk memastikan tepat waktu tindak lanjut
• Berbagi link public untuk menyederhanakan berbagi file dan folder dengan pelanggan
• Akses web untuk memastikan Anda dapat siap untuk kueri pelanggan 24 x 7

Catatan manajemen (Manajemen Record) dan Retensi

• Membuat jadwal penyimpanan yang berbeda(retensi) untuk dokumen pelanggan dengan mendefinisikan periode
• Menerapkan kebijakan penyimpanan catatan baik berupa dokumen fisik maupun digital
• Melindungi catatan pelanggan dari penghapusan tidak disengaja atau disengaja

Pemberitahuan Dokumen secara otomatis

• DMS secara otomatis akan memberitahukan suatu dokumen akan / sudah mendekati masa expire, renewal, dengan definisi rule yang diintegrasikan ke dalam media penyampai informasi seperti email , sms dan sebagainya.

Kesimpulan

Pakar bisnis mengatakan organisasi yang menjadikan layanan pelanggan sebagai prinsip penting dalam bisnis mereka akan memiliki kesempatan yang lebih besar untuk berhasil daripada mereka yang acuh tak acuh terhadap praktek-praktek tersebut. 

DMSSoftware membantu departemen layanan pelanggan dari saat saat pertama melalui proposal, negosiasi, menangani penutupan/closing dan purna jual layanan. Kesimpulannya, DMSSoftware membantu organisasi untuk melayani pelanggan lebih baik dengan:

• Menjaga kepustakaan produk / pemasaran Anda
• Melindungi dokumen-dokumen penting, kontrak, dan laporan
• Membuat informasi sensitif seperti email pelanggan dan kontrak, tersedia hanya untuk pengguna resmi/authorized user.
• Membuat komunikasi dan kolaborasi mudah dengan sharing dokumen dan alur kerja/Workflow.
• Menjaga tim layanan pelanggan dan penjualan tetap termotivasi dengan meningkatnya kesempurnaan dalam bekerja

Solusi Manajemen Dokumen di Industri

Sistem Perangkat Lunak Manajemen Dokumen untuk Semua Orang

Ketika kita mengatakan DMSSoftware adalah sebuah sistem manajemen dokumen untuk semua orang, dan itu adalah benar adanya. Dari perusahaan kesehatan, usaha konstruksi, DMSSoftware digunakan di berbagai dunia industri. DMSSoftware adalah pilihan yang lebih disukai usaha kecil dan menengah maupun besar yang membutuhkan solusi untuk penyimpanan, berbagi, keamanan dan manajemen dokumen.

DMSSoftware telah diadopsi oleh bervariasi industri dan telah terbukti menghemat biaya dan pekerja yang besar. Jika Anda juga ingin memasukkan sistem manajemen dokumen ke dalam organisasi Anda, tapi tidak yakin apakah itu akan cocok industri Anda kebutuhan, membaca solusi industri di bawah ini dan mencari tahu bagaimana beberapa industri terkemuka mengadopsi DMSSoftware dan menggunakan itu berhasil.

System Requirements

Server

Requisite	Recommended
Processor	Pentium /AMD dual code or higher (Server grade recommended for 10+users)
Memory	4 GB RAM or higher
Operating system	Windows XP SP3, Vista (32 or 64 bit), Win 7 & 8 (32 or 64 bit) or Windows Server 2003, 2008, 2008 R2 & 2012
Database Engine	Microsoft SQL Server 2008, 2008 R2 and above with full text indexing and FILESTREAM support. (The free SQL 2008 R2 Express edition is installed by default)
Disk Space required	120 MB for DMSSoftware Server, 500+ MB - SQL server plus space for data storage
.NET Framework	Version v4.0 (plus v3.5 SP1 if installing SQL server on same machine)
Installer	Windows Installer v4.5  or above

Client

Requisite	Recommended
Processor	Pentium 4/AMD Athlon or higher
Memory	2 GBB RAM or higher
Display Resolution	1024*768 or above @ 96 dpi
Operating system	Windows: XP, Vista (32 or 64 bit), Win 7 & 8 ( (32 or 64 bit)
Disk Space required	110 MB
.NET Framework	Version 4.0 or above
MS Office Integration (Optional)	MS Office 2007/2010/2013(32 or 64 bit)
For Scanning	TWAIN complaint scanner for direct scanning. Any other scanner for scanning through alternate import methods.

Web Server

Requisite	Recommended
Processor	Pentium /AMD dual code or higher (Server grade recommended for 10+users)
Memory	4 GB RAM or higher
Operating system	Vista (32 or 64 bit), Win 7 & 8 (32 or 64 bit) or Windows Server 2008, 2008 R2 and 2012
IIS Server	7.x or higher with asp.net support
Disk Space	30 MB
.NET Framework	Version 4.0
Installer	Windows Installer v4.0  or above

Web Client

Requisite	Recommended
Processor	Pentium 4 /AMD Athlon or higher
Memory	2 GB RAM or higher
Internet Browser	IE 9.x or higher
For Drag and Drop	Web browsers with support for HTML5 or Silverlight v3 and above (All latest browsers support these)

Daftar Fitur

Document Capture & Management	Integrated Scanning Capabilities		Fine Grained Security
MS Office Integration	Comprehensive Full Text Search		Version Control
Windows Explorer Integration	Flexible Document Profiling		Built-in PDF Editor & Viewer
DMS vault PDF Printer	PDF Conversion		PDF Correction Tools
Email Notifications and Alerts	Full Audit Trail Logging		Watched Folders
Active Directory Integration	Document Relations		Document Tasks & Reminders
Folder Templates	File Templates		Quick Email
My Workspace	Connect Remote Office		Customer Friendly Licensing
Backup and Restore Tools*	Many more useful features…
Automated Workflows	Records Retention
Access from Web	Public Shared Links
Built-in Reports	Advanced Audit Trail
Data Export Tools