Dokumen Versioning dalam Dokumen Library SharePoint
Dokumen versioning di Microsoft SharePoint Document Library dapat membuat alur kerja yang aman untuk proses publish panduan. Dokumen Library di banyak produk SharePoint (Office 365, standalone SharePoint Online, dan SharePoint Server 2013) menyimpan dan mengatur akses ke dokumen serta perubahan jalur untuk tim proyek kolaboratif dan kelompok.
Mengapa menggunakan dokumen versioning?
Dokumen versioning dalam sistem manajemen dokumen SharePoint memungkinkan Anda untuk:
- Akses versi terbaru yang mencerminkan perubahan oleh seseorang dan tanggal
- Menjaga dokumen aman dan disimpan di satu tempat
- Menjaga integritas nama file bahkan ketika perubahan dokumen
- Melihat riwayat dokumen untuk mendapatkan versi sebelumnya jika diperlukan untuk tujuan audit
- Sinkronisasi dokumen ke komputer lokal Anda untuk penggunaan offline
Tapi Anda harus mengaktifkan versioning, untuk perpustakaan dokumen situs tim Anda, yang diuraikan dalam langkah-langkah di bawah ini.
Catatan yang harus dipertimbangkan sebelum Anda membuat perpustakaan dokumen:
Situs SharePoint Anda sudah berisi document library (tergantung pada versi SharePoint, Anda dapat mencari Shared Documents, Documents, atau Team Documents). Tapi kami ingin membuat document library untuk tujuan tertentu.
Hak akses akan perlu ditentukan untuk perpustakaan dokumen ini, apakah akan ada kontributor yang sedang berlangsung akan menambahkan dokumen dan membuat perubahan pada dokumen di perpustakaan dokumen, karena Anda akan melihat lebih lanjut.
Untuk mengkonfigurasi document library dengan versioning, Anda akan membutuhkan kontrol situs penuh atau hak akses design.
1. Tambahkan Document Library
Untuk contoh ini, kita akan membuat document library untuk tim survei kami untuk menyimpan dan mengatur dokumen.
Dari tim situs, pertama-tama pilih Settings /Site Contents.
Selanjutnya, pilih Apps Anda dapat Add lalu kemudian Document Library.
Pilih link Advanced Options (klik untuk melihat gambar). Kemudian, lanjutkan ke langkah 2.
2. Mengaktifkan Document Version History
Pada Advanced Options (klik untuk melihat gambar):
Untuk Nama, mari kita tambahkan: Seacoast Residential Surveys
Untuk Description tersebut, mari kita tambahkan:Surveying team residential survey documents.
Untuk Document history version, klik Ya.
Untuk Document Template, Anda memiliki sejumlah pilihan untuk memilih dari, tetapi Anda selalu dapat memilih template apa saja ketika Anda menambahkan dokumen ke perpustakaan dokumen Anda. Mari kita pilih: Word.
Klik Create.
Document Library Anda dengan versioning tercipta! Tapi mari kita meninjau beberapa hal lagi untuk membuat pekerjaan document library untuk Anda, seperti share document dan menelusuri perubahan dokumen, termasuk pengaturan tambahan untuk Document Library Anda.
3. Share & Track Documents
Di Library tab, select Alert Me/Set alert on this library (klik pada gambar).
Isi field untuk : users, delivery, type of changes, and when alerts should be sent.
Kemudian pilih Ok.
Anda juga dapat membuat email link ke document library, atau menyiapkan RSS feed jika diinginkan dari menu Share & Track.
Settings Versioning Tambahan
Untuk keamanan dokumen lebih, Anda mungkin ingin mengatur hak akses document library tambahan.
Dari tab Library, pilih Library Settings / Versioning Settings.
Seperti yang Anda lihat, Document Version History sudah diatur sejak Anda mengaktifkan versioning, seperti yang ditunjukkan pada langkah 2 di atas.
Tapi Anda bisa berdiskusi dengan tim Anda apakah Anda ingin membuat pengaturan draf versi mayor dan minor aktif.
Sewaktu diperlukan, pengaturan Library lanjut ini mungkin berguna:
Konten Approval. Ketika atau jika Anda memerlukan document library dikendalikan untuk tujuan keamanan atau untuk memastikan bahwa dokumen memenuhi standar perusahaan Anda untuk penggunaan perpustakaan, Anda dapat membuat persetujuan untuk konten sehingga administrator akan diberitahu dan diminta untuk menyetujui konten.
Draft Barang Keamanan. Bila Anda berniat untuk membuat versi tingkat titik (1.1, 1.2, 1.3) untuk versi draft besar dan kecil, Anda dapat membuat rancangan keamanan yang bisa melihat rancangan item.
Mengharuskan check-out. Pengaturan ini dianjurkan sehingga ketika seseorang memiliki memeriksa dokumen, maka tidak ada authoring lebih lanjut atau editing bisa dilakukan pada file sampai dokumen tersebut selesai diperiksa kembali masuk (check-in).